Devoluciones y descuentos

Para ver cómo gestionar las devoluciones y los descuentos de los recibos del colegio

Debido a la situación actual, es posible que se encuentre en la situación de que necesita hacer descuentos de recibos o devolver dinero por servicios que no se han ofrecido. A través de sus consultas hemos descrito una serie de situaciones que explicamos a continuación para que le ayuden a gestionarlo.

Para más información, consulte este apartado del manual.

 
 
Partimos de la base que ha realizado el análisis financiero y que ha escrito una carta explicando con detalle cuáles son los conceptos que cobrará y los descuentos y devoluciones que hará. Este detalle le puede permitir simplificar el número de conceptos o porcentajes a realizar, dado que ya ha explicado previamente el mismo. Véase las diferentes situaciones en las que puede encontrarse:

— Caso 1: Debe devolver un porcentaje o una cifra concreta de los servicios y de las complementarias ya cobradas del mes de marzo y lo desea separarlo de la facturación de abril.

Solución: Haga un recibo a partir del concepto o conceptos creados con el nombre Devolución X, con importes en negativo que incluyan estas cantidades a devolver y genere el recibo. Dado que el importe de los mismos sale favorable al cliente y Clickedu no dispone de archivo de transferencias, el hecho de hacerlo servirá a nivel de listados, contable y de certificados (182, 233 y de pagos anuales en general).

 

— Caso 2: Debe devolver un porcentaje o una cifra concreta de los servicios y de las complementarias cobradas del mes de marzo y desea hacerlo constar en el recibo de abril.

Solución a: Cree el concepto o conceptos con el nombre Devolución X, con importes en negativo que incluyan estas cantidades a devolver que se añadirían a los conceptos facturables del mes de abril y genere el recibo.
Si el importe del recibo sale favorable al cliente habrá que hacer una transferencia de este. En este recibo deberá incluir también el descuento de las actividades complementarias del mes de abril.
Si desea hacerlas constar por separado, deberá crear dos diferentes o bien ponerlo en el comentario del concepto (posteriormente será necesario que lo borre para el mes siguiente). Con el fin de aplicarlo puede hacer uso de la tabla de conceptos facturables y, viendo los conceptos, incorporar los negativos.

Solución b: Cree porcentajes en negativo que incluyan los servicios o conceptos establecidos. Si por decisión financiera hay diferencias entre cursos, servicios o meses, será necesario que cree todos los que sean necesarios. A continuación, asígnelos como si se tratara de un concepto facturable (todos/ninguno/filtros/haciendo clic individualmente).

Ejemplo: El servicio cuesta 60 € y desea devolver un 50% de marzo y la totalidad de abril y, además, desea que consten en el recibo. Puede hacerlo poniendo un -150%, que haría que el resultante fuera -30 € en el recibo de la parte de servicio. Para el mes siguiente, una vez hechos los recibos de abril, deje el porcentaje en -100% y, de este modo, seguiría haciendo recibos donde conste que no lo está cobrando. También podría cambiar las tarifas de los servicios (o de los conceptos facturables si es que lo hace así) y dejarlas a 0 € o quitar los meses de los servicios. De estas dos últimas formas, no se haría mención en el recibo.

 

— Caso 3: Ya ha hecho la devolución del mes de marzo por transferencia (dejando o no constancia en Clickedu) y ahora debe facturar abril incluyendo los descuentos que se han decidido en el colegio.

Solución a: Cree conceptos con el nombre Descuento X, con importes en negativo que incluyan estas cantidades a descontar que se añadirían a los conceptos facturables del mes de abril y genere el recibo.
Si no crea el descuento y lo que haga es modificar el importe directamente, no podrá listarlo al cerrar el curso para saber los totales por separado y no le aparecerá al cliente la cantidad que le está descontando.

Solución b: Cree porcentajes en negativo que incluyan los servicios o conceptos establecidos.
Si por decisión financiera hay diferencias entre cursos, servicios o meses habrá que cree todos los necesarios.
A continuación, asígnelos como si se tratara de un concepto facturable (todos/ninguno/filtros/haciendo clic individualmente).

Ejemplo: El servicio cuesta 60 € y desea descontar la totalidad en abril y, además, desea que consten ambos en el recibo. Puede hacerlo poniendo un -100%. Para el mes siguiente, una vez hechos los recibos, deje el porcentaje en -100% y, de este modo, seguiría haciendo recibos donde conste que no lo está cobrando. También podría cambiar las tarifas de los servicios y dejarlas a 0 € o quitar los meses de los servicios. De estas dos últimas formas, no se haría mención en el recibo.

 

— Caso 4: Ha devuelto importes al margen de Clickedu, mediante una transferencia, pero desea que quede constancia.

Solución: Haga un recibo a partir del concepto o conceptos creados con el nombre Devolución X, con importes en negativo que incluyan estas cantidades a devolver y genere el recibo. Dado que el importe de los mismos sale favorable al cliente y Clickedu no dispone de archivo de transferencias, el hecho de hacerlo servirá a nivel de listados, contable y de certificados (182, 233 y de pagos anuales en general).