Crear un document validat

Per introduir un document validat a Clickedu


Conceptes del glossari relacionats: Document validat, carpeta validada, validació de documents, revisió, aprovació, publicat - versió vigent

Tasques que hauríeu de saber fer abans de començar: Veure els formats de treball de l'escola, crear una nova carpeta validada


L'objectiu dels documents validats és que es converteixin en arxius de referència davant de certes necessitats de l'escola. La creació d'aquests documents sovint es fa entre diverses persones, la qual cosa implica que hagin de col·laborar per consensuar els continguts que ha de tenir l'arxiu final. En aquest sentit, Clickedu permet coordinar equips de treball eficientment.

Un document validat passa per diferents fases abans d'arribar a l'aprovació definitiva: creació del document, revisió, aprovació i publicació.


               

                                                                            Flux pel qual passen els documents validats.

 




1. Des del bloc Arxius, aneu a Documents validats.

2. Aneu a la carpeta on voleu afegir el document validat i cliqueu 'Afegir document validat'.

Podeu afegir un document dins una carpeta si teniu el permís Administrar els documents validats o si teniu permís d'escriptura en la carpeta.

               

3. Escolliu si voleu seleccionar un arxiu del vostre ordinador, si en voleu crear un o si voleu afegir un vincle per poder-hi accedir.

4. Al desplegable Família del document seleccioneu si l'arxiu és un document normal (Família de documents) o si és un procés —amb una finalitat, entrades, sortides i indicadors— (Família de processos).

5. Seleccioneu el responsable del document.

6.Fitxers de Clickedu podeu seleccionar quin document o documents estan relacionats amb el que esteu creant. Un bon exemple podria ser un document relacionat amb un mapa de processos de l'escola. Això us permetrà vincular tots els documents que tingueu creats en les carpetes de documents validats o a les carpetes públiques. Relacionar documents significa enllaçar documents per a la seva visualització.

7. A Versió podeu introduir si el document no és una primera versió.

Si no és una versió nova, afegiu una descripció de la versió actual.

8. Si teniu formats (vegeu com afegir-los a Clickedu aquí), podeu seleccionar-los per vincular-los a l'arxiu que esteu creant. El funcionament és semblant al dels fitxers de Clickedu.

9. Marqueu si tot el personal d'administració i serveis ha de tenir accés a aquest arxiu.

               

10Estat, seleccioneu en quin estat voleu afegir l'arxiu:

— Revisió. Per definir qui podrà revisar l'arxiu.
— Aprovació i publicació. Per poder definir qui aprova l'arxiu.

11. Si l'arxiu caduca, marqueu Caduca i introduïu la data de caducitat.

12. Seleccioneu qui dona d'alta l'arxiu i en quina data ho fa. Per defecte apareixeu vosaltres i la data d'avui.

13. Si l'arxiu ja ha estat revisat i heu seleccionat Aprovació i publicació, seleccioneu qui aprova l'arxiu i quan.

14. Seleccioneu els equips o usuaris que poden revisar el document i introduïu la data límit per realitzar la revisió.

Si no cal que ningú revisi l'arxiu, marqueu No cal revisar.

15. Cliqueu Guardar.

Ja heu afegit l'arxiu. Si cal revisar-lo, apareixerà marcat en color i Clickedu només el mostrarà als usuaris encarregats de la revisió, que hauran de mirar-lo, avaluar i fer arribar els comentaris al responsable de l'arxiu.