Gestión del flujo de comunicación

Para establecer los procedimientos que deben seguirse en cualquiera de los procesos de comunicación que tengan lugar entre el colegio y la comunidad educativa.

Es importante tener en cuenta que, en los casos en que se genere flujo de comunicación, los datos que se utilicen son los que se encuentran en el apartado Comunicación de la ficha del usuario (Administración > Gestión de usuarios).

Conceptos del glosario relacionadosflujo de comunicación, tipos de comunicación, comodines, línea de comunicación.

Se puede definir el procedimiento a seguir para gestionar todo el flujo de comunicación generado por el centro escolar.

 

1- Entre en el bloque Comunicación y acceda a 'Gestión del flujo de comunicación' (icono 'Llave inglesa') del módulo 'Comunicación flujo'.


2. Acceda a la pantalla que muestra las múltiples opciones que admiten flujo de comunicación. Para determinar el modo en que se informa de cada apartado a las familias, es necesario configurar el flujo. Pulse sobre la opción Administrar.

               

3. En este caso, defina el flujo de comunicación para las ausencias de ESO. Pulse sobre Administrar.

                

En primer lugar, tiene que activar la opción Automático o Acumulado.

AUTOMÁTICO

La opción Automático consiste en que, una vez activado CRON (el sistema que posibilita efectuar estas comunicaciones, y cuya activación se solicita vía ticket), Clickedu comprobará los registros de ausencias cada 15 minutos.

Es decir, si se pasa lista a primera hora (a las 08.00h), a las 08.15h enviará las notificaciones (configuradas previamente) a todas las familias de los alumnos sobre quienes hemos anotado ausencias no justificadas.

No volverá a hacer ningún envío hasta que no detecte un cambio en los registros. Por ejemplo: si el alumno falta a primera hora, Clickedu informa de ello; a segunda hora no falta pero a tercera vuelve a faltar. Como se ha producido una alteración entre el registro de ausencias de segunda y tercera hora, Clickedu hará otro envío.

Si ha configurado que los flujos de comunicación de las ausencias y retrasos sean automáticos, recuerde que puede configurar la plataforma para que las familias que utilizan la aplicación móvil reciban notificaciones cuando se registra alguna ausencia o retraso de sus hijos, desde Administración > Tipos, configuraciones e importaciones / exportaciones > Otras configuraciones > Sistema Push (asistencia). Si tiene la configuración y el cron activados y marca la casilla Automático, cuando se ejecute el cron se enviarán las notificaciones pertinentes, independientemente de las líneas que estén configuradas.


ACUMULADO

Se hará un único envío a primera hora de la mañana o de la tarde (15 minutos de la hora que se marque, porque el sistema CRON se activa cada 15 minutos), con la información del mismo día.
 

Tenga en cuenta que en los flujos acumulados los únicos comodines que funcionarán son:
- Fecha
- Nombre alumno
- Nombre de la materia
El motivo es que solo se enviará un mensaje con la información de todo el día. 

Ahora tiene que definir cómo los padres recibirán esta información. Puede ser a través de MAIL, SMS, PDF o LLAMADA

Por ejemplo, para que las notificaciones a las familias se envíen por correo electrónico:

-  Con el botón 'Nueva línea', seleccione la opción MAIL en el desplegable.

               

En esta misma pantalla tendrá que crear el texto genérico que se enviará a todas las familias, usando los comodines que se rellenarán con los datos de los alumnos afectados por el flujo (en este caso, los que tengan ausencias no justificadas).

Este texto servirá para todo el curso escolar y solo será necesario escribirlo una vez, ya que será el modelo usado para informar de todas las ausencias no justificadas de ESO.

Puede configurar más de una línea de comunicación para garantizar que el mensaje llegue a sus destinatarios, de modo que si falla la 1ª línea se active la 2ª, si falla esta se active la 3ª, y así sucesivamente.

El tiempo de espera aplicado a una línea de comunicación afecta a la siguiente.

Es importante tener en cuenta que el CRON siempre opera en franjas de 15 minutos; por lo tanto, las esperas tienen que ser de 15 minutos o múltiplos de 15 (15, 35, 45, etc.).

Un ejemplo de configuración podría consistir en definir un envío de SMS como 2ª acción, para que ocurra 30 minutos después de la 1ª acción, en caso de que esta falle.

 

- Cree una 'Nueva línea' y marque la opción SMS.

En este caso también tendrá que redactar el texto que los padres recibirán en el SMS.

Por lo tanto, ahora el flujo estaría configurado del siguiente modo:

Tal como ha sido definido, CRON comprobará cada 15 minutos si hay ausencias sin justificar y enviará correos durante toda la etapa ESO. Si pasados 30 minutos dichas ausencias siguen sin justificarse, se procederá al envío de SMS.

Por último, hace falta indicar a Clickedu cómo hacer las comunicaciones: Automático o Acumulado. Esta elección dependerá de si se ha configurado que se pase lista 'hora a hora' o 'todo el día/mañana y tarde'.

Como en este caso nos interesa que los envíos se hagan cada hora, seleccionamos Automático. Al elegir esta opción, se tendrá que exigir rigurosidad horaria al claustro; con eso nos referimos a que a las 08.14h todos los profesores ya hayan pasado lista para que a las 08.15h salga el primer envío de notificaciones. A las 09.15h lo hará el segundo, y así sucesivamente. De lo contrario, a las 08.30h saldrían las notificaciones de las ausencias que se hayan registrado entre las 08.15 y las 08.29h.

Este funcionamiento es aplicable a todas las horas del día.

Si quisiera que el envío solo se realizara a primera hora de la tarde, tendría que activar Acumulado. No obstante, eso implicaría una rigurosidad aún mayor puesto que el envío solo se realizaría a la hora indicada en la casilla Hora. Hay centros que deciden enviar las notificaciones a primera hora de la mañana; otros, a última hora, a modo de resumen de la jornada.

En la imagen inferior, los envíos saldrían a las 16.30h porque a las 16.15h CRON escribiría toda la información que tiene que enviar, y a las 16.30h iniciaría la tanda de envíos.

El flujo de comunicación también puede realizar otros tipos de acciones (ESPERA, PDF y LLAMADA):

-  ESPERA

Puede configurar que el sistema espere x minutos, de modo que los envíos  no se realizarían cada 15 minutos, sino 15+x minutos. Hay centros que emplean esta opción para dar margen al profesorado y puedan anotar como retraso lo que originalmente era una ausencia.

Si desea activarlo, la primera línea tendría que ser una espera de 15 minutos, por ejemplo. A continuación, las otras dos que hemos introducido como ‘MAIL’ y ‘SMS’.

Por lo tanto, en un colegio donde se empiece a pasar lista a las 09.00h,  el CRON haría el envío de las ausencias sin justificar a las 09.30 horas.

 

-  PDF

El flujo de comunicación también puede configurarse para que genere PDF, imprimirlos y entregárselos a los padres y madres o a los alumnos.

-  LLAMADA

En último lugar, se puede configurar que el sistema genere avisos de llamada en el Sumario para llamar a las familias y sea el personal del colegio quien informe telefónicamente de las ausencias. Esta podría ser la última línea de comunicación, el último recurso del centro para informar a las familias cuando las líneas anteriores han fallado.

Antes de poner en marcha el flujo de comunicación, es muy importante que se asegure de que los datos de comunicación de las familias o de los alumnos (en el caso de escuelas de adultos) se hayan introducido en la plataforma. Puede hacerlo de forma masiva mediante la herramienta 'Tablas de datos de alumnos y responsables'.

También puede hacer que sean los padres, madres o alumnos (con permisos de escritura) quienes modifiquen sus datos.

No olvide revisar qué datos de Comunicación visualiza cada usuario en su ficha. Hágalo desde el apartado Configuración de la ficha de usuario.

Si los usuarios hacen modificaciones, estas tendrán que ser validadas por el centro antes de que se hagan efectivas. El encargado de dicha tarea será el que esté en posesión del permiso Validar las modificaciones de los usuarios.