Auditorías

Podremos gestionar las auditorías desde la pestaña Administración, concretamente a través de los botones ‘Plan de auditorías’ e ‘Informes de auditoría’.

Para empezar a registrar una auditoría, lo que tendremos que hacer en primer lugar es dar de alta el plan.

Lo haremos haciendo clic en el botón ‘Plan de auditorías’.

 

En esta pantalla, veremos el historial de planes de auditorías, Y podremos dar de alta un plan nuevo con el botón ‘Alta de auditoría’.

Para poder ver las NC, los archivos y las acciones asociadas es necesario el permiso 'Planes de acciones y auditorías - Gestión de auditorías'

 

Datos que debemos rellenar:

 

- En primer lugar, especificaremos el tipo de auditoría:

      Departamento: La auditoría será interna y afectará a un departamento concreto de la escuela.

      Proceso: Afecta a un proceso concreto de nuestro mapa de procesos.

      Otros: Podemos indicar otros tipos de auditoría, como por ejemplo, Externa.

- Mes y año.

- Número de días de duración

- Quién lo efectuará.

- La fecha de inicio.

- El horario de trabajo.

- Observaciones

 

Cuando hayamos grabado los datos del plan, éste aparecerá en la parrilla, y tendremos dos operaciones posibles a realizar: modificar y aprobar.

 

Debemos pulsar la operación Aprobar. Nos aparecerá la siguiente ventana:

 

Clicaremos en el botón ‘Guardar los cambios’.

 

 

Ahora la auditoría pasa a estar aprobada, y la veremos en la parrilla de planes de la siguiente manera:

 

Veremos que nos aparecen las operaciones: Genera N/C, Genera acción correctiva/preventiva, Genera acción de mejora, Informe.

 

Veamos qué podemos hacer con cada una de ellas.

 

Si pulsamos la operación 'Ver', veremos los datos del plan, y tendremos que seleccionar el tipo de archivo.

La siguiente imagen nos muestra la visualización para un plan con un archivo de texto, donde podremos escribir directamente el contenido del archivo.

 

 

La siguiente nos muestra la visualización para un plan con un archivo físico, donde podremos seleccionarlo con el botón Examinar y podremos ponerle nombre.

 

La operación Genera N/C nos lleva a la pantalla de alta de incidencias, porque no podemos generar una no conformidad si no hay una incidencia dada de alta previamente. Así pues, guardamos los datos de la incidencia, y en la siguiente pantalla ya nos aparecerá el número de la no conformidad.

 

Esta no conformidad pasará a formar parte del resto de no conformidades que hayamos generado desde cualquier incidencia del módulo de gestión de incidencias.

 

 

La operación "Genera acción correctiva/preventiva" nos lleva a la pestaña desde la que podremos dar de alta y ver las que hay creadas. Las que creemos pasarán a formar parte del total de acciones preventivas y correctivas del módulo de gestión de incidencias.

 

La operación Genera acción de mejora nos lleva a la pestaña desde la que podremos dar de alta y ver las que hay creadas. Las que creemos pasarán a formar parte del total de acciones de mejora del módulo de gestión de incidencias.

 

Y, por último, la operación Informe nos generará un PDF con los datos del plan de auditoría, que incluirá las no conformidades, las acciones correctivas, preventivas y de mejora que se han generado.

 

El segundo botón para gestionar las autorías, el ‘Informe de auditorías’, nos permitirá acceder a todos los informes que hemos generado, los cuales podremos generar siempre que queramos.