Preguntas más frecuentes sobre preinscripciones

PREINSCRIPCIONES - Preguntas frecuentes

1. Estoy preparando el módulo de preinscripciones y me surge una duda: puedo crear el curso escolar de apertura, ¿pero el de aplicación tiene que ser el mismo?
- El año de aplicación es aquel en el que se efectúa la matriculación y, por tanto, en el que el alumno/a comenzará a estudiar en el colegio. El año de apertura, en cambio, es cuando se abre el plazo para las preinscripciones. Para asignar el año de aplicación tenéis que crear el curso escolar correspondiente accediendo a Administración > Académico > Acciones > Cursos escolares > Alta de curso escolar.

2. En el módulo de preinscripciones que tenemos activo para el curso 2015-2016, dentro del apartado Listados, en gestión de nuevos preinscritos, nos aparecen los alumnos que introdujimos el curso pasado para el curso 2014-2015. ¿No tendrían que mostrarse los que hemos introducido este curso para el 2015-2016?
- En el listado 'Gestión de nuevos preinscritos' solo aparecen los usuarios preinscritos a cuya ficha no se ha accedido mediante el botón Modificar. En principio, está diseñado para las preinscripciones que se hacen a través del miniweb, y desaparecen del listado cuando se accede a la ficha (a partir de ese momento, los encontraréis en el listado de preinscritos que se genera desde Listados y tablas de preinscripciones). Como ya habéis accedido a la ficha de todos los preinscritos que tenéis para este curso, ya no se muestran en la lista.

3. Hemos creado un alumno de prueba para asignarlo al curso que viene pero, cuando vamos al curso en cuestión, no hallamos cómo asignarle la clase.
Para poner a los alumnos en una clase, hay diversas opciones:
- Mediante el asistente de matriculación (Administración > Académico > Acciones > Preinscritos)
- Desde Administración > Gestión de usuarios > Alumno > Alta clase
- Desde Traspaso de curso (Administración > Académico > Acciones > Traspasos de cursos escolares > Alumnos > Alumnos sin clase asignada)
- Desde Académico > Alumnos > Alumnos sin clase asignada > Alta de clase

4. Solo para centros de Cataluña: Después de subir a Clickedu el archivo TPC que exportamos desde el web de la Generalitat, ¿existe algún modo de dar de baja masivamente a los alumnos que finalmente no forman parte del centro?
- Tenéis la opción de darles de baja desde Administración > Gestión de usuarios > Acciones > Baja masiva de usuarios. En este apartado aparecen todos los usuarios que no han tenido clase durante este curso ni el anterior y, por tanto, también aparecerán todos los preinscritos.

5. Si solicitamos a las familias/alumnos que adjunten documentos vía miniweb, ¿dónde queda guardada esta documentación?
- Los documentos aparecen en Gestión de usuarios preinscritos > buscar en la lista de alumnos preinscritos a través del miniweb > lápiz de modificar > 'Adjuntos requeridos'. En caso de que no hayan subido el archivo desde el miniweb, desde esta pestaña lo podréis hacer vosotros mismos.
Estos archivos no aparecen en la ficha del alumno.

6. En el módulo de preinscripciones hemos creado varios cursos pero solo aparecen dos activos. ¿Cuál puede ser el problema?
- Solo aparecen dos porque son los únicos en los que habéis dado una previsión de plazas superior a cero. Para ofrecer las preinscripciones, es necesario que indiquéis de cuántas plazas disponéis. También podéis dejar el campo en blanco.

7. Al ir a Gestión > Preinscripciones > Información preinscripciones aparece la información sobre el nombre de plazas, los inscritos y las plazas libres. ¿Los padres pueden ver esta información al hacer la preinscripción?
- El número de plazas sí que es visible desde la miniweb. Lo único que tenéis que hacer es explicar a los padres el funcionamiento de la reserva de plazas para evitar que se preocupen si no quedan plazas, ya que pueden entrar por lista de espera (siempre que así esté configurado en aquel curso).

8. Tenemos un alumno que se marchó del colegio en 4º de ESO y ahora vuelve para cursar 2º de Bachillerato. Necesito que me digáis cómo puedo preinscribirlo.
Disponéis de la opción Gestión de preinscritos > Alta de preinscrito existente, mediante la cual podréis buscarle y preinscribirle sin darle de alta como usuario, ya qua ya existe.

9. Hemos hecho preinscripciones de alumnos que ya existían en la base de datos y nos los ha duplicado.
- El sistema comprueba que los nombres estén introducidos exactamente de la misma manera (es decir, mayúsculas, minúsculas y acentos). También comprueba la fecha de nacimiento y el DNI.

10. He creado los cursos con fecha de cierre 02/02/16 y los padres no pueden tramitar las preinscripciones porque la opción se ha deshabilitado.
La fecha de cierre corresponde al día en que ya no podrán hacer les preinscripciones; por tanto, siempre tenéis que sumarle un día. En este caso tenéis que introducir 03/02/16 para que durante todo el día 2 puedan hacerlas.

11. Hemos visto que en Usuarios nos aparecen todos los alumnos preinscritos.
¿Es correcto?
Sí, todos los alumnos preinscritos se registran como alumnos sin clase asignada (ya sea desde el módulo, desde la miniweb o si los habéis importado mediante el archivo de la Generalitat -solo los centros de Cataluña-). Si finalmente no acaban siendo alumnos del centro, tendréis que darles de baja.

12. En junio será necesario hacer las matriculaciones de los alumnos que finalmente formarán parte del colegio en el curso 2016-2017. ¿Cómo tendremos que hacerlo?
Existen dos opciones:
- hacer el traspaso de curso desde Académico > Acciones > Traspasos de cursos escolares, y traspasar los puntos 1, 2 y 7. De este modo, en el curso 16-17 ya tendréis la estructura necesaria para utilizar el asistente de matriculación dese Académico > Preinscritos.
(Esta opción está indicada para cuando tengáis que facturarles la matrícula/reserva de plaza y no queráis esperar a hacer el traspaso de todos los alumnos del centro).
- dejarles sin clase asignada y, en el momento de realizar el traspaso de curso, utilizar la opción 'Alumnos sin clase asignada' para colocarlos en sus clases.