Control de pagos parciales

Para poder controlar los pagos que se hacen de forma parcial de los recibos que han quedado pendientes de pago.

Tareas que tiene que saber hacer antes de empezar: control de cobros y retornos de recibos.

1. Acceda al módulo Gestión y entre en el módulo Recibos.


2. Dentro del bloque ‘Generación de recibos’, acceda al apartado Control de pagos parciales.


3. Busque el alumno al que desea controlar los pagos parciales introduciendo su nombre o apellidos en la casilla de búsqueda y pinchando sobre el botón ‘Buscar’. También puede seleccionar una o más clases de la lista. Activando la marca de verificación 'Solo alumnos con pagos', solamente se mostrarán aquellos alumnos a los que se les haya registrado previamente algún pago; deberá tenerlo en cuenta cuando desee encontrar un alumno al que todavía no se le haya registrado ninguno.
Aparecerá el listado de alumnos con el detalle de los pagos que se les hayan registrado; de aquellos que no tengan ningún pago, solo verá la operación 'Nuevo pago'.



Como crear un nuevo pago

1. Pulse el enlace ‘Nuevo pago’ para informar del pago a realizar. Accederá a la página donde deberá indicar la cantidad (importe) que se ingresa, el agente emisor, el tipo de pago, el modo de pago y la fecha en que se ha realizado el pago.

              


Si las series de facturación están activadas, podrá incluir la serie por la que se generará el recibo.

Con la opción 'Automatizar el cobro de recibos pendientes' podrá gestionar los 'pagos por avanzado'. Activando esta opción, está indicando que el importe del pago se pueda usar para saldar de manera automatizada los recibos generados en el futuro, antes de hacer su emisión al banco. Deberá indicar de qué agente emisor y serie podrán ser estos recibos.



2. Finalmente, para registrar el nuevo pago, pinche en el botón 'Guardar'. Un mensaje deberá confirmar que el nuevo ingreso se ha guardado correctamente. Al regresar a 'Control de pagos parciales', deberá ver la información del nuevo pago en la tabla.

              



Operaciones de los pagos


Una vez realizada la búsqueda, la tabla muestra los alumnos que cumplen con los criterios de los filtros establecidos. De cada alumno se muestra un registro con los pagos realizados (ingresos a cuenta) donde se indica, para cada uno, el importe aportado, la fecha en que se realizó la aportación, el saldo disponible de la aportación y las posibles operaciones a realizar. Estas, cuando estén disponibles, serán las siguientes:

Movimientos
Permite hacer el seguimiento de los movimientos de pago de los diferentes recibos.
Cuando acceda, verá cada uno de los movimientos que se han realizado de cada pago, es decir, qué recibidos han sido afectados, con indicación del importe saldado y la fecha en que se realizó cada aportación. Dispone de la acción 'Borrar', que le permitirá deshacer el importe saldado de cada movimiento.

               


Saldar recibos
Permite utilizar el importe del pago parcial para saldar recibos pendientes.
Esta operación muestra la relación de recibos pendientes (total o parcialmente) del alumno y permite destinar saldo para cobrarlos. Para hacerlo, sólo debe activar la marca de verificación para poder introducir el importe a pagar. Puede hacer más de un pago a la vez, así como acceder al detalle del recibo e imprimirlo en formato PDF.

               


Pinche en el botón 'Guardar' para realizar todos los pagos indicados.

Borrar
Permite borrar el movimiento de pago (ingreso a cuenta o aportación). Esta operación solo estará disponible si no se ha utilizado para pagar total o parcialmente ningún recibo.

Generar recibo

Permite generar un comprobante de un pago (ingreso a cuenta).
Este comprobante es un recibo más que, si tiene más de una serie de facturación, puede controlar asignando la misma serie a todos los recibos de este tipo.

Al pinchar sobre la marca de verificación verde, se genera este recibo, lo cual activa una nueva operación para este pago: la operación PDF.

PDF
Permite imprimir en formato PDF el comprobante de pago generado previamente.

Consideraciones finales
Cuando un recibo está parcialmente pagado, sólo podrá pasar al estado 'incobrable'.
Cuando el recibo se encuentre en estado 'cobrado' como resultado de sucesivos pagos parciales, no se permite ningún cambio de estado.
En caso de ser necesario cambiar el estado de alguno de estos recibos, habrá que deshacer las operaciones de pagos parciales hasta llegar a tener el recibo en estado 'pendiente'.

Debe tener en cuenta que, si utiliza la 'Búsqueda avanzada' para cuadrar la facturación, los importes de los recibos generados a partir de pagos parciales, si están asignados a la misma serie que los recibos del centro, aparecerán en una nueva columna dentro de la tabla, y deberá descontarlos del total.

Por defecto, ClickEdu trabaja únicamente con una única serie de facturación. Si desea trabajar con más de una serie de facturación deberá comunicárnoslo para que procedamos a activarle esta funcionalidad.


ACLARACIÓN:

Podría ser que cometiéramos un error a la hora de introducir el importe del pago parcial, por lo que el importe final que consta como cobrado sería incorrecto.


Si fuera así, el importe pendiente sería incorrecto, aunque el titular ya habría pagado la cantidad correcta. Procederemos a modificar el recibo para que figure como cobrado con el importe correcto. No definiremos el recibo como anulado, ya que parte del importe se ha cobrado, y debe figurar en algún lugar que el titular ha pagado esa cantidad correctamente.


En este caso nos dirigimos a la pantalla de control de pagos parciales y seleccionaremos 'Saldo'. Aquí es donde veremos el importe total del recibo y el importe pagado por el titular.

Nos apuntaremos el importe que el pagador ha pagado por este recibo y pulsamos sobre Operaciones,  donde aparecerá un recuadro con el importe que falta por pagar. Borraremos esa cantidad y escribiremos la cantidad negativa necesaria para dejar el recibo como totalmente pendiente (fijémonos que esta cantidad no la perdemos, sino que se vuelve a sumar a la cantidad que el titular entregó a la escuela para poder utilizar la cantidad más adelante).

Ahora nos dirigimos a Gestión de recibos manuales, donde procederemos a modificar las cifras de los conceptos, o eliminar conceptos, o haremos lo necesario para que podamos dejar el importe total en la cantidad que hemos introducido para dejarlo pendiente, que es el importe que ha pagado el pagador y que hemos determinado como correcto.

Ahora que ya tenemos el recibo como totalmente pendiente y con el importe correcto, volveremos a la pantalla de pagos parciales para cobrarlo como se había hecho con anterioridad (con el saldo que el padre dispuso en la escuela).

Si ahora quisiéramos modificar la fecha de cobro, lo podríamos hacer desde Control de cobros y retorno de recibos.

Si, en cambio, nos encontramos con un recibo del importe es correcto y el titular solo ha pagado una parte y estamos seguros de que no nos acabará de pagar el resto, este recibo se identificará como incobrable, ya que el error es del titular. El cambio de estado a incobrable, lo tenemos que realizar desde Gestión de recibos manual.