Evaluar una incidencia

 

Comenzar el proceso de resolución de un problema
Conceptos del glosario relacionados: Acción, Pendiente de evaluación, Evaluación de incidencia o sugerencia de mejora, Responsable de la gestión, No conformidad
Tareas que tiene que saber hacer antes de empezar: Dar de alta una incidencia
Esta tarea sólo la puede realizar una persona expresamente elegida por la escuela: puede ser el responsable de calidad, el jefe de estudios o el propio director del centro. Así, seguramente no podrá llevarla a la práctica porque Clickedu no le mostrará las opciones que permiten acceder a ella. En todo caso, es interesante que la lea porque explica lo que pasa después de que alguien da de alta una incidencia.

1. Entre en la pestaña 'Generales' y verá un cuadro en el que aparecen todas las incidencias que se han dado de alta hasta ahora. Cada una tiene un color que indica en qué estado de tramitación se encuentra: Pendiente de evaluación, Pendiente de realización, Pendiente de cierre, Realizada, Cerrada y No conformidad.

2. Busque una que esté pendiente de evaluación y haga clic sobre el vínculo Evaluar. 

Cuando evaluamos una incidencia de mantenimiento, podremos generar una no conformidad (nos facilitará el número), y la tendremos que asignar a un usuario interno, que tendremos que seleccionar en el desplegable (Personal de mantenimiento) o a un usuario externo (Nombre proveedor). Tendremos que indicar la fecha de realización y la hora prevista. Por último, podemos relacionar archivos.

3. Accederá a una pantalla en la que se muestran los detalles de la incidencia: persona que registra, persona que emite, fecha, descripción del problema y acción inmediata sugerida. 

Ahora tendrás que clasificar la incidencia en una de las categorías que te propone el Clickedu: Académica, Planificación / organización, instalaciones, recursos, orden disciplinar o Otros.

Si hay que dar respuesta a las personas que emiten la incidencia, haz clic sobre la casilla seleccionable que aparece junto a la palabra 'Respuesta'. (Sólo aparece cuando evaluamos una incidencia de tipo General).

A continuación hay otra casilla seleccionable que permite mostrar la no conformidad con la incidencia, y genera el número. No hagas clic para que la que nos ocupa es de fácil solución.

 

Cuando evaluamos una incidencia de mantenimiento (pantalla de la imagen de muestra), podremos generar una no conformidad (nos facilitará el número), y la tendremos que asignar a un usuario interno, que tendremos que seleccionar en el desplegable (Personal de mantenimiento) o a un usuario externo (Nombre proveedor). Tendremos que indicar la fecha de realización y la hora prevista. Por último, podemos relacionar archivos.

 

4. En el apartado siguiente, 'Acciones', deberá indicar qué medidas se tomarán para solucionar la incidencia, quien será el responsable, quien la llevará a cabo y hasta qué fecha lo podrá hacer. Clickedu denomina a cada una de estas medidas Acciones. Para introducir una nueva acción, haga clic sobre el botón 'Generar acción'. Podrá crear tantas como quiera.

Si la incidencia no debe salir adelante porque ha sido desestimada, tendremos que marcar la opción 'Incidencia desestimada'.

 

En el apartado 'Observaciones' podemos añadir comentarios.

 

Finalmente, podemos añadir un archivo para relacionar o adjuntar a esta incidencia, haciendo clic en el botón 'Añadir archivo'.

 


5. Finalmente, haga clic sobre el botón 'Aceptar' para guardar los datos que ha introducido.

6. Cuando lo haya hecho y vuelva al listado de incidencias, comprobará que, efectivamente, ha cambiado de estado: ahora está 'Pendiente de realización', lo que significa que Clickedu avisará a las personas que ha elegido para gestionar las acciones de esta incidencia, para informarles de la responsabilidad que tienen asignada. De esto hablaremos más adelante.