Crear un documento validado

Cómo introducir un documento validado en Clickedu.

Conceptos del glosario relacionados: Documento validado, Carpeta validada, Validación de documentos, Revisión, Aprobación, Publicado - Versión vigente.

Tareas que tiene que saber hacer antes de empezar: Ver los formatos de trabajo de la escuela, Crear una nueva carpeta validada.

El objetivo de los documentos validados, como hemos dicho, es que se conviertan en archivos de referencia ante ciertas necesidades de la escuela. La creación de estos documentos a menudo se hace entre varias personas, lo que implica que deban colaborar para consensuar los contenidos que debe tener el archivo final. En este sentido,  Clickedu resulta una herramienta muy útil porque permite coordinar equipos de trabajo eficientemente.

Un documento validado pasa por diferentes fases antes de llegar a la aprobación definitiva: creación del documento, revisión, aprobación y publicación. En esta tarea veremos la primera de estas fases, la que corresponde a la creación del documento validado, en la que subiremos un archivo a Clickedu y le introduciremos la información básica.

1. Entre en el módulo Archivos y vaya a la pestaña Documentos validados.

2. Elija la carpeta donde quiere añadir el documento validado (haga clic sobre el nombre de la carpeta) y haga clic sobre el vínculo 'Añadir documento validado', situado en la columna de la derecha. Si no ve el vínculo, es porque no tiene derecho de escritura sobre esta carpeta. Puede seguir leyendo si tiene curiosidad por saber cómo funciona el sistema o pasar directamente a la tarea 'Revisar un documento validado'.

                

3. El vínculo le conducirá a una pantalla que lleva por nombre 'Subir documento validado'. Seleccione el archivo que quiere subir haciendo clic sobre el botón 'Examinar'. (Para hacer esta prueba, puede elegir cualquiera de ellos.)

Para dar de alta un archivo, tenemos dos posibilidades: o bien lo recuperamos desde esta misma pantalla, con el botón 'Examinar' (en caso de que lo tengamos ya creado previamente), o bien lo creamos en el mismo momento. En este caso, tendremos que usar el botón 'Crear archivo'.


Le tendremos que poner un nombre y, después, utilizar el editor de textos para pegar o escribir directamente el contenido.



4. En el apartado 'Familia de documento' encontrará dos opciones: Familia de procesos o Familia de documentos. Esto es por si el documento que queremos introducir se trata de una ficha de proceso, podemos utilizar la ficha que Clickedu nos muestra. Si no, todos los documentos serán del tipo Familia de documentos.

5. En el siguiente desplegable deberá elegir el usuario responsable del documento.

6. En el apartado 'Archivos de Clickedu', podremos seleccionar qué documento o documentos están relacionados con lo que estamos creando. Un buen ejemplo podría ser los documentos que se relacionan con un mapa de procesos de la escuela. Esto nos va a permitir vincular todos los documentos que tengamos creados en las carpetas de documentos validados y/o en carpetas públicas. Relacionar documentos significa crear enlaces entre documentos para su visualización.

 

7. En el apartado 'Versión', deje el número cero que aparece por defecto, , si es que es la primera versión y desea empezar por 0. Si no, puede poner otro número.

8. En 'Descripción de la versión' podemos incluir una explicación de esta versión. Esto tiene sentido cuando estamos creando una nueva versión del documento.

9. En Formatos vinculados, existe un listado con todos los formatos de trabajo disponibles. Si cree que el archivo que quiere subir requiere alguno de ellos por cualquier motivo, selecciónelo haciendo clic. A continuación, active el botón '>' para seleccionarlo. Se colocará a la derecha,, que es donde se guardan los elementos seleccionados

Este apartado es muy similar al de Archivos de Clickedu, la única diferencia es que en este caso estamos haciendo relaciones=vinculaciones entre los documentos que hayamos introducido en Formatos de trabajo.

 

10. En el apartado Permisos, podemos especificar si el personal no docente podrá acceder a ver el documento.

                

11. En el apartado Estado, puede especificar en qué estado quiere que esté el nuevo documento: Revisión, Aprobación o Publicación. Deje la opción que aparece por defecto, Revisión, ya que realizaremos todo el proceso sin saltarnos ningún paso.

12. En el apartado Caducidad, marque la casilla Caduca, en caso de que el archivo sea útil sólo durante un tiempo y, luego, indique la fecha de caducidad.

13. En el apartado Creación se indica la persona que da de alta el archivo y la fecha en que lo hace. Deje los valores que salen por defecto: aparecerá usted como creador y el día actual como fecha de creación.

De cada documento que colgamos, tendremos que indicar quién es el creador (apartado Creación), quién deberá aprobar (apartado Aprobación y publicación) y quién deberá revisar, si es necesario (apartado Revisión). Tenemos la posibilidad de asignar un equipo de usuarios encargados de hacerlo, y también de asignar un usuario o usuarios concretos.

14. En el apartado Revisión, puede elegir las personas que tendrán la responsabilidad de revisar este documento. Puede seleccionarlas una por una o elegir un equipo entero. El sistema que se utiliza es el mismo que el de los formatos de trabajo: hay dos cajas, una con todos los elementos disponibles y la otra con los que ha seleccionado. Puede copiarlos de una caja a la otra con los botones que hay entre las dos.

15. Finalmente, está el apartado Fecha límite, en el que puede especificar hasta qué fecha podrán revisar este documento las personas que ha seleccionado.

16. Por último, haga clic sobre el botón Guardar.

17. Volverá a la pantalla donde aparece el listado de archivos y verá que hay uno nuevo, el que acaba de crear. Aparece destacado con un color que indica que está en fase de revisión, tal como ha indicado en el momento de crearlo.

18. Clickedu enseñará este archivo exclusivamente a las personas que ha elegido como revisoras. Ellas lo tendrán que abrir, leer, evaluar y hacerle llegar los comentarios pertinentes.

19. Después tendrá que modificar el archivo original recogiendo sus apreciaciones y elegir una nueva persona encargada de hacer la aprobación. Esto lo explicamos en la tarea 'Elegir el encargado de aprobar un documento validado'.